Zpracovávané osobní údaje – agendaspočívá zejm. vevedení jmenného rejstříku, knihy návštěv spisovny, knihy zápůjček ze spisovny a zápůjčních lístků dle platného Spisového řádu (spisový řád, skartační a spisový plán) správce, kdy v rámci této agendy jsou zpracovávány osobní údaje v rozsahu:
adresní a identifikační údaje (zejm. jméno a příjmení, případně dodatek u podnikajících fyzických osob nezapsaných v obchodním rejstříku, č. OP, č. služebního průkazu, telefonní spojení, adresu pro doručování, adresa zaměstnavatele, IDDS) a popisné údaje (zejm., podpis) návštěvníků spisovny a zapůjčitelů
adresní a identifikační údaje odesílatelů a adresátů dokumentů (zejm. jméno a příjmení, případně dodatek u podnikajících fyzických osob nezapsaných v obchodním rejstříku nebo obchodní firma nebo název, jedná-li se o podnikající fyzickou osobu zapsanou v obchodním rejstříku, IČO, adresu pro doručování, IDDS, případně i datum narození či rodné číslo, je-li známo ze spisu či dokumentu);
adresní, identifikační a popisné údaje zaměstnanců spisovny (zejm. jméno, příjmení, podpis).
Právní základ a účel zpracování – právním titulem pro zpracování je plnění právních povinností správce dle zák. č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a vyhl. č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby; účelem je vyhledávání, ověřování a automatické zpracovávání údajů o adresách odesílatelů a adresátech dokumentů, a výkonu kontroly nad nahlížením a zápůjčkami dokumentů ze spisovny.
Doba uložení – osobní údaje získané v rámci agendy uchovává správce nejdéle po dobu vedení spisovny nebo po dobu stanovenou ve Spisovém řádu v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (jmenný rejstřík).